Rekisterinpitäjä: Espoon Koirakerho ry, kotipaikka Espoo
Yhteyshenkilö: jasenasiat.espoonkoirakerho(at)gmail.com
Rekisterin nimi: EKK jäsenrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisteröity on antanut suostumuksensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten. Henkilötietoja käsitellään yhdistyksen järjestämien koulutusten, tapahtumien ja tilaisuuksien ilmoittautumiseen, yhdistyksen maksujen laskutuksessa ja jäsenetujen tarkistuksessa.
Henkilötietoja käsitellään mahdollisten uutiskirjeen ja tiedotteen lähettämisen, tapahtumien, kokeisiin, kilpailuihin, testeihin ja kursseihin osallistumisen yhteydessä sekä toimihenkilötietojen lisäämisessä ja ylläpidossa.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn jäsenyyden, ilmoittautumisten, koe-, kilpailu-, testi-, koulutus- ja muiden kurssiosallistumisten mahdollistamiseksi tai lain vaatimien säilytysaikojen mukaan.
Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän jäsenet, koe-, testi-, kilpailu-, tapahtuma- ja kurssitoimintaan osallistuvat henkilöt.
Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:
- Rekisterinpitäjän jäsenyhdistyksen hallituksen ja muiden tarpeellisten toimihenkilöiden perustiedot, kuten nimi, titteli ja yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero) sekä yhdistyskäyttäjänä toimivan yhteyshenkilö nimi ja yhteystiedot,
- Rekisterinpitäjän ylläpitämän jäsenrekisteripalvelun käyttöön liittyvät rekisteröityneen tiedot, kuten etu- ja sukunimi, osoitetiedot, yhteystiedot,
- Rekisterinpitäjän verkkosivulla tapahtunut rekisteröidyn asiointi ja sen asiointitiedot, osallistuminen tapahtumiin, tapahtumiin syötetyt tiedot,
- Rekisterinpitäjän tapahtumaan (esimerkiksi koe, kilpailu, testi tai kurssi) ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimi sekä yhteystiedot ja tapahtumaan annetut tiedot.
Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattavat sisältää mm. Seuraavia tietoja: nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite, allergiatiedot, muut ruokarajoitteet sekä koiran tiedot.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteritietoja voidaan käsitellä Espoon Koirakerho ry:n sisällä, sekä kokeen, kilpailun, testin, koulutuksen, kurssin järjestäjän toimesta. Kokeen, kilpailun, testin, koulutuksen, kurssin järjestäjä näkee henkilöstä ainoastaa edellä mainittujen tapahtumien järjestämisen kannalta välittömät tiedot. Näitä tietoja voivat olla esimerkiksi henkilön etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
Julkisissa testin, kokeen tai kilpailun pöytäkirjoissa julkaistaan testiin, kokeeseen tai kilpailuun osallistujasta koiran omistajan nimi(t) (etu- ja sukunimi), osoite sekä koiran tiedot. Lisäksi rekisteritiedot siirretään määrätylle henkilötietojen käsittelijälle. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Espoon Koirakerho ry:n jäsenrekisterin tiedot sijaitsevat Cloud – palvelussa, joka vastaa siitä tietojen sijaitsevan EU:n alueella. Jäsenrekisteristä lähtevät sähköpostiviestit ja tekstiviestit saatetaan välittää yhdysvaltalaisen palvelimen kautta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterin henkilöllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin.
*päivitetty 10/2025